FAQ - NF-e de Venda Futura na OS.

Bem-vindo ao FAQ da NF-e de Venda Futura!

Aqui você encontra as principais perguntas e respostas para esclarecer suas dúvidas sobre essa funcionalidade. Vamos começar? 

📄 O que é a NF-e de Venda Futura (O.S.)?

 É uma nota fiscal eletrônica emitida quando há adiantamento em uma Ordem de Serviço (O.S.), mas a mercadoria será entregue em data futura. 

📄 A emissão da NF-e de Venda Futura é obrigatória para todas as empresas?

 Não. Ela só é necessária quando há adiantamento financeiro e o produto ainda não foi entregue. Mesmo assim, deve ser confirmada com o contador se esse modelo se aplica ao regime tributário da empresa.

📄 Como eu sei se realmente preciso emitir a NF-e de Venda Futura?

 Somente o contador pode validar essa necessidade, definir os CFOPs corretos e analisar riscos fiscais.

📄 Posso configurar a NF-e de Venda Futura no sistema por conta própria?

 Não. A configuração só será liberada com autorização expressa do contador, já que envolve dados fiscais delicados. O suporte até faz a liberação, mas apenas após o envio das informações corretas, confirmadas pelo contador.

📄 Por que preciso do contador para habilitar a NF-e de Venda Futura?

 Porque cada empresa tem um regime tributário diferente, e os códigos fiscais (CFOP, CST, CSOSN) mudam de acordo com esse enquadramento. Se a loja configurar sem orientação, corre o risco de emitir notas com informações incorretas, o que pode gerar multas ou inconsistências com a SEFAZ.

📄 Quais informações o contador precisa confirmar para liberar a emissão?

 Ele precisa indicar os CFOPs corretos para Venda Futura e para Entrega, dentro e fora do estado, além de validar se sua empresa usa CSOSN (Simples Nacional) ou CST (regime normal). Somente com esses dados a configuração será feita de forma segura no sistema.

📄 O que acontece se eu emitir NF-e de Venda Futura sem consultar o contador?

 Você pode acabar utilizando CFOPs ou códigos tributários errados. Isso gera risco de rejeição da nota pela SEFAZ, autuações fiscais e até a necessidade de cancelamentos complexos. Por isso, a recomendação é nunca habilitar ou emitir sem a orientação do contador.

📄 Eu consigo cancelar a NF-e de Venda Futura?

 Sim, é possível cancelar a NF-e de Venda Futura, desde que esteja dentro do prazo de cancelamento definido pela SEFAZ, em geral até 24 horas, mas podendo variar conforme o estado. O cancelamento deve ser feito no menu Financeiro >> Documentos Fiscais. Ao cancelar, a Ordem de Serviço volta a ficar editável. Se o prazo já tiver expirado, será necessário solicitar ao contador o cancelamento direto junto à SEFAZ, além de cancelar a O.S. no sistema.

📄 Gerei uma NF-e de Venda Futura e não consigo mais editar a O.S., por quê?

 Isso acontece porque, por regra fiscal, uma vez emitida a nota, os dados da Ordem de Serviço ficam bloqueados. Não é possível alterar valores, produtos ou quantidades para não gerar divergências entre a O.S. e o documento fiscal já emitido. Se alguma informação estiver incorreta, a solução é cancelar a nota dentro do prazo permitido e, então, editar a O.S. antes de gerar uma nova NF-e.

📄 Estou vendendo uma O.S. que já tem NF-e de Venda Futura emitida, mas não consigo incluir mais produtos na venda. O que faço?

 Quando existe uma NF-e de Venda Futura vinculada à O.S., os produtos ficam travados para inclusão ou exclusão, pois a nota já registrou o compromisso fiscal. Nesse caso, se houver necessidade de acrescentar itens, será preciso cancelar a NF-e de Venda Futura e a O.S., e então criar uma nova já com todos os produtos corretos.

📄 Passei do prazo de cancelamento da nota, o que faço?

 Se o prazo de cancelamento dentro do sistema tiver expirado, não será mais possível cancelar a NF-e diretamente. Nesse caso, você precisa acionar o contador para solicitar o cancelamento via SEFAZ. Depois, no sistema, será necessário cancelar a O.S. vinculada e emitir uma nova.

📄 Posso emitir NF-e de Venda Futura de uma O.S. que contém serviços?

Não. Caso a O.S. tenha serviços junto com produtos, o sistema emitirá apenas os dados do produto! E caso tenha apenas serviços, o sistema apresentará um erro.

📄 O que acontece se eu tentar converter em venda uma O.S. com NF-e de Venda Futura emitida?

 Ao converter, o sistema dará a opção de emitir uma NF-e de Entrega, que complementa a Venda Futura. Os dados da venda não poderão ser alterados nesse momento, e, caso haja adiantamento, o valor será abatido na NF-e de Entrega.

📄 Posso emitir NF-e de Venda Futura sem ter adiantamento?

 Não. A NF-e de Venda Futura só fica disponível quando a O.S. possui registro de adiantamento e apenas para produtos, no momento da configuração você pode optar por emitir com adiantamento parcial ou total, basta conferir com seu contador qual a opção indicada para sua loja. 

📄 Qual a diferença entre NF-e de Venda Futura e NF-e de Entrega?

 A NF-e de Venda Futura é gerada na O.S. com adiantamento e serve para registrar o compromisso fiscal, destacando apenas PIS e COFINS. Já a NF-e de Entrega é emitida quando a venda é concluída, na conversão da O.S. em venda, e nela são destacados ICMS e IPI.

📄 Se eu cancelar a O.S., a NF-e de Venda Futura vinculada também é cancelada?

 Não. O cancelamento da O.S. não cancela automaticamente o documento fiscal. É necessário acessar a NF-e em Documentos Fiscais e cancelar dentro do prazo permitido.

📄 Posso emitir NF-e de Venda Futura em contingência offline?

 Sim. Se o sistema estiver em modo offline, a nota pode ser emitida normalmente em contingência. Assim que a conexão voltar, o sistema transmitirá automaticamente para a SEFAZ.

📄 Quem pode emitir NF-e de Venda Futura no sistema?

 Apenas clientes que estão no Plano Fiscal e já emitem documentos fiscais pelo sistema. É necessário solicitar a habilitação ao Suporte, com a aprovação do contador, informando os CFOPs e a configuração de CST/CSOSN adequados.

📄 Como é feita a alteração para o Plano Fiscal?

Confira no menu “Cadastro >> Meu Plano” qual é o seu plano atual. Caso não seja o Fiscal ou o Venda Mais, você pode fazer a alteração diretamente nessa mesma tela. 

📄 O que preciso alinhar com o contador antes de habilitar?

 É fundamental que o contador valide e confirme os CFOPs a serem usados para Venda Futura e para Entrega, além do CST ou CSOSN conforme o regime tributário. Isso garante que a empresa cumpra corretamente as obrigações fiscais e não tenha inconsistências na contabilidade.

📄 Quais CFOPs são normalmente usados?

Geralmente, os CFOPs utilizados são 5922 para operações dentro do estado e 6922 para fora do estado na Venda Futura, e 5117 para dentro do estado e 6117 para fora do estado na Entrega. No entanto, essa definição deve ser confirmada com o contador.

📄 O que acontece se eu gerar uma NF-e de Venda Futura em rascunho e não emitir?

 O rascunho só fica visível para usuários que têm permissão. Enquanto não for transmitido, não terá validade fiscal. Caso não seja mais necessário, pode ser excluído.

📄 Posso enviar a NF-e de Venda Futura para o cliente pelo WhatsApp?

 Sim, desde que você tenha o Ótica Zap contratado. É possível enviar diretamente pela O.S. ou configurar o envio automático no menu de Minhas Empresas, onde todas as NF-e emitidas, sejam de Venda, Venda Futura ou Entrega, podem ser disparadas automaticamente para o cliente.

📄 O que acontece se eu emitir a NF-e de Venda Futura com dados incorretos do cliente?

 Se os dados obrigatórios como nome, CPF, endereço ou CEP estiverem incorretos, a nota pode ser rejeitada pela SEFAZ. Se a nota já tiver sido autorizada, a única alternativa é cancelar dentro do prazo permitido e corrigir as informações antes de emitir novamente.

📄 Qual o prazo para cancelar uma NF-e de Venda Futura?

 Em regra, o prazo é de até 24 horas, mas pode variar conforme a legislação do estado. Por isso, é sempre importante confirmar com o contador qual é o prazo aplicável.

📄 Posso emitir NF-e de Venda Futura no aplicativo mobile?

 Sim, a funcionalidade está disponível caso acesse o sistema ssOtica por um navegador utilizando a URL: app.ssotica.com.br

📄 Tentei emitir a NF-e de Venda Futura, mas o botão não aparece. O que pode ser?

 O botão só aparece quando a O.S. atende todos os requisitos: precisa ter adiantamento registrado e ter permissão de emissão fiscal habilitada no sistema. Além disso, a empresa precisa estar habilitada para emitir Venda Futura, o que depende da configuração feita pelo suporte após validação do contador. Se faltar algum desses pontos, o sistema esconde o botão para evitar erro fiscal.

📄 Posso emitir a NF-e de Entrega sem antes ter emitido a NF-e de Venda Futura?

 Não, porque a NF-e de Entrega serve justamente para complementar a Venda Futura. A lógica é: primeiro emite-se a NF-e de Venda Futura com o adiantamento, registrando o compromisso; depois, quando a mercadoria é efetivamente entregue e a O.S. é convertida em venda, é gerada a NF-e de Entrega.

📄 E se o cliente desistir da compra depois que eu já emiti a NF-e de Venda Futura?

 Nessa situação, o mais indicado é cancelar a NF-e dentro do prazo permitido. Se já não for mais possível, converse com o contador para orientar como proceder junto à SEFAZ. Paralelamente, é preciso também cancelar a O.S. para encerrar o processo dentro do sistema.

📄 Posso emitir uma NF-e de Venda Futura para mais de um cliente na mesma nota?

 Não. A NF-e é sempre vinculada a apenas um cliente. Se houver adiantamentos feitos por pessoas diferentes, cada uma precisa ter a sua O.S. e a sua NF-e de Venda Futura separadamente.

📄 Posso usar a NF-e de Venda Futura para registrar uma encomenda sem pagamento antecipado?

 Não, isso não é permitido. A lógica da Venda Futura é justamente registrar o compromisso fiscal de um adiantamento feito pelo cliente. Se não houver adiantamento, a O.S. deve seguir o fluxo normal de venda e emissão da NF-e comum.

📄 Onde encontro as NF-e de Venda Futura já emitidas no sistema?

 Todas as notas fiscais ficam registradas no menu Financeiro >> Documentos Fiscais. Lá você consegue consultar, imprimir, reenviar ao cliente, acompanhar o status de autorização e até mesmo cancelar, caso ainda esteja no prazo.

📄 Posso emitir NF-e de Venda Futura com CFOP diferente do que o contador indicou?

 Tecnicamente, o sistema deixa você configurar os CFOPs de acordo com a orientação recebida, mas é altamente recomendado seguir apenas o que o contador validar. Isso porque o CFOP define a natureza da operação, e um erro pode gerar inconsistências na apuração de impostos.

📄 O sistema emite carta de correção para NF-e de Venda Futura?

 Sim, mas a carta de correção só pode ser usada para ajustes que não alteram valores, CFOP, impostos ou dados essenciais do cliente. Pequenos erros de grafia ou informações complementares podem ser corrigidos, mas mudanças maiores exigem o cancelamento e reemissão da nota.

📄 Tenho produtos de fabricação própria e o contador me orientou a usar um CFOP diferente apenas para este produto. O que faço?

Você pode configurar o CFOP diretamente no cadastro do produto, incluindo o CFOP para a NF-e de Venda Futura (O.S.) e para a NF-e de Entrega (Venda). Se preferir, essa configuração também pode ser feita no grupo de produtos, aplicando-se a todos os itens do grupo. Sempre faça essas alterações com orientação do contador para garantir que a nota fiscal fique correta.

📄 Quais informações saem do <detPag> do XML da nota e como saem?

O <detPag> do XML registra como o pagamento da nota foi feito. Nele aparecem:
 

1. Valores pagos antes da entrega (adiantamentos feitos na Ordem de Serviço).

2. Saldo restante que ainda será pago, que aparece como “Crédito Loja”.

3. Quando há produtos e serviços juntos, o sistema divide o pagamento proporcionalmente entre os itens.

4. Impostos aparecem na nota, mas não entram no <detPag>, ou seja, não contam como pagamento.

Ficou com alguma dúvida? Não se preocupe!

É só entrar em contato com nosso suporte através do chat do sistema!

Até logo! 😊