Antes de seguir com o passo a passo, recomendamos acessar o material “Importação automática de NF-e vinculadas ao CNPJ da loja” para conhecer a função. 

 

Para importar contas a pagar por meio do XML das notas, acesse o menu Financeiro >> Contas a Pagar. Em seguida, clique em “Importar” e depois em “Importar Conta via XML”.

 

 

Você será direcionado para uma nova tela. Logo ao acessá-la, será exibido um informativo com orientações sobre o processo de importação da nota: 
  

ℹ️ O status da última consulta pode aparecer como “falha” quando uma consulta à SEFAZ é realizada fora do sistema — seja pelo contador ou pelo próprio lojista.

Isso acontece porque a SEFAZ permite realizar consultas apenas uma vez por hora. Assim, se alguém fizer uma consulta diretamente no portal da SEFAZ antes do sistema, a tentativa de consulta feita pelo sistema dentro desse intervalo poderá ser bloqueada, sendo registrada como falha.

Nessa situação, não é necessário realizar nenhuma ação. Basta aguardar o próximo horário de consulta, quando o sistema fará uma nova tentativa automaticamente e poderá identificar eventuais notas fiscais que ainda não tenham sido localizadas.


Logo abaixo desse informativo, estarão disponíveis duas opções:

 

  • Importar o XML manualmente: permite realizar a importação da despesa de forma manual, utilizando o explorador de arquivos do seu dispositivo para selecionar o arquivo XML.

  • Voltar para Contas a Pagar: opção para retornar à tela anterior, caso não deseje prosseguir com a importação nesse momento.

 

Logo após o botão “Importar XML manualmente”, estarão disponíveis os seguintes campos de pesquisa:

 

 

1. Busca: Campo para pesquisar notas pelo número da nota, nome do emitente, CNPJ ou chave de acesso.

2. Situação de uso: Permite filtrar as notas por status: Utilizado, Não utilizado ou Todos. No primeiro acesso, a opção “Todos” vem selecionada por padrão.

3. Data de emissão: Filtra as notas pela data de emissão. Por padrão, o sistema exibe as notas da semana atual.

4. Buscar: Após definir os filtros, clique em “Buscar” para visualizar os resultados.

5. Abaixo dos filtros será exibida a lista de notas encontradas, com paginação e configuração de quantidade por página. O padrão é 18 resultados por página.

 

Após selecionar os filtros desejados e clicar em “Buscar”, o sistema exibirá a lista de notas encontradas.

 

Para cada nota, serão apresentadas as seguintes informações: Número e Série da NF-e, Emitente e CNPJ, Data de Emissão, Chave de Acesso, Valor, Status e Ações:

 

 

A coluna Status indica a situação da nota fiscal. 

 

 

Observação: Esses status são retornados diretamente pela SEFAZ. Em caso de dúvidas sobre a situação da nota, recomenda-se verificar com o seu contador.

 

Já na coluna Ações, você contará com a opção de visualizar a nota em PDF, podendo imprimi-la ou salvá-la.

 

 

Além disso, ao lado esquerdo da nota, você encontrará as opções “Utilizar” ou “Reutilizar”.

 

 

ℹ️ Quando a nota estiver com a opção “Reutilizar”, significa que ela já foi utilizada anteriormente no sistema. Portanto, é importante verificar se, no momento da entrada de produtos, o contas a pagar já foi lançado junto com a nota. Caso isso tenha ocorrido, a despesa provavelmente já está registrada no sistema, sendo necessário atenção para evitar o lançamento de um pagamento duplicado.

 

Ao clicar em “Utilizar” ou “Reutilizar”, o sistema preencherá automaticamente a despesa utilizando todas as informações presentes na NF-e. Dessa forma, os principais dados necessários para o registro da despesa já serão inseridos automaticamente.


Após o preenchimento automático, revise as informações apresentadas para garantir que estejam corretas e, em seguida, clique em “Salvar” para concluir o registro da despesa.

 

 

ℹ️ Importante: o sistema permite a utilização de apenas um XML por vez durante o processo de importação da nota.

No entanto, caso dois usuários tentem utilizar o mesmo XML simultaneamente, em computadores ou abas diferentes, o sistema ainda permitirá a utilização por ambos. Esse comportamento é o mesmo que já ocorre atualmente no processo de entrada manual de notas no sistema.


💡 Aviso: 

 

Para garantir o bom funcionamento da consulta automática de NF-e, é essencial entender como funciona o consumo de dados junto à SEFAZ e evitar consultas em excesso.

 

👉 Para entender melhor sobre esse tema e evitar possíveis bloqueios ou falhas na busca de notas, acesse o material: ”Consulta automática de NF-e e consumo indevido na SEFAZ”

 

E, caso precise desativar a consulta automática de NF-e no sistema, acesse o menu Cadastro >> Minhas Empresas >> Config. Diversas >> Documentos Fiscais e selecione a opção “Desativar busca automática de documentos fiscais (Importação)”: 

 

 

Comentar importante com preenchimento sólidoFicou com alguma dúvida? Não se preocupe!

 

É só entrar em contato com nosso suporte através do chat do sistema!

 

Até logo! 😊