Importação automática de NF-e vinculadas ao CNPJ da loja
🚀 Novidade no ssOtica: suas notas de compra agora aparecem automaticamente no sistema
Pensando em facilitar a rotina das lojas e reduzir o trabalho manual no lançamento de notas fiscais, a partir de segunda (16/03) o ssOtica — para a partir do plano Fiscal de todos os segmentos, passam a contar com uma nova funcionalidade: a consulta automática de NF-e diretamente na SEFAZ.
Com essa melhoria, o sistema passa a buscar automaticamente as notas fiscais emitidas nos últimos 3 meses contra o CNPJ da sua loja, utilizando o Web Service oficial da SEFAZ, por meio do serviço de Distribuição de Documentos Fiscais Eletrônicos (DF-e).
Na prática, isso significa que o próprio sistema identifica as notas emitidas para sua empresa e as apresenta em uma tela de consulta, permitindo que você utilize o XML diretamente em alguns processos do sistema, como entrada de produtos, contas a pagar e nas NF-e de Remessa em Garantia e Devolução por Xml.
Com isso, o processo de registro de notas fiscais se torna mais rápido, organizado e integrado à rotina da sua loja, reduzindo tarefas operacionais e facilitando o controle das movimentações fiscais.
E afinal, como funciona a consulta automática de notas?
- O ssOtica realiza a consulta das NF-e emitidas contra o CNPJ da sua empresa diretamente na SEFAZ, utilizando o serviço oficial de Distribuição de Documentos Fiscais Eletrônicos (DF-e).
- Essa consulta é feita por meio do certificado digital da empresa (e-CNPJ). Por isso, para utilizar essa funcionalidade, é necessário que o certificado digital esteja instalado e válido no sistema, mesmo que a empresa não emita documentos fiscais pelo ssOtica.
- Se a sua empresa já emite documentos fiscais pelo sistema, é muito provável que o certificado já esteja instalado. Para confirmar, acesse o menu Cadastro >> Minhas Empresas e verifique a coluna “Certificado”, garantindo que ele esteja válido.
- Caso a empresa não emita documentos fiscais pelo sistema, será necessário adquirir e instalar o certificado digital para utilizar a consulta automática de notas. Nesse caso, consulte o material “Como adquirir um Certificado Digital? “para saber como adquirir e instalar o certificado no sistema.
- Com o certificado configurado, o sistema realiza automaticamente a consulta das notas.
- Com o certificado configurado, o sistema realiza automaticamente a consulta das notas. A cada 1 hora, o ssOtica verifica se existem novas NF-e disponíveis.
- Além disso, o sistema busca as notas fiscais emitidas contra o CNPJ nos últimos 3 meses. A partir dessa busca, os XMLs passam a ficar armazenados no repositório, facilitando o acesso e a reutilização sempre que necessário.
- Assim que uma nota é identificada, o sistema executa automaticamente o evento de Ciência da Operação. Esse procedimento é essencial para que a SEFAZ libere o XML completo com todos os detalhes dos itens.
- A consulta automática de notas pode ser acessada por três menus do sistema: Entrada de Produtos, Contas a Pagar e Documentos Fiscais. A seguir, veja como utilizar essa funcionalidade em cada uma dessas telas.
➡️Entrada de Produtos: Importação automática da NF-e
➡️Contas a Pagar: Importação automática de NF-e
➡️NF-e de Remessa em Garantia - Importação automática da NF-e
➡️NF-e de Devolução - Importação automática da NF-e
⚠️Na consulta automática, o sistema exibirá apenas alguns tipos de documentos fiscais. Serão importadas automaticamente NF-e de produtos e NF-e de produtos com serviços, desde que tenham sido emitidas contra o CNPJ da loja.
Já NF-e de devolução, remessa, serviços e outras notas emitidas pela própria empresa não fazem parte dessa automação e, por isso, não serão buscadas automaticamente pelo sistema. Esses documentos deverão continuar sendo tratados pelos processos já utilizados atualmente.
💡 Importante!
Para garantir o bom funcionamento da consulta automática de NF-e, é essencial entender como funciona o consumo de dados junto à SEFAZ e evitar consultas em excesso.
👉 Para entender melhor sobre esse tema e evitar possíveis bloqueios ou falhas na busca de notas, acesse o material: ”Consulta automática de NF-e e consumo indevido na SEFAZ”
E, caso precise desativar a consulta automática de NF-e no sistema, acesse o menu Cadastro >> Minhas Empresas >> Config. Diversas >> Documentos Fiscais e selecione a opção “Desativar busca automática de documentos fiscais (Importação)”:
Lembramos também, que todas as melhorias realizadas no sistema, gradativamente também vão sendo atualizadas para a versão mobile.
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