BOAS-VINDAS

MANUAL DE BOAS PRÁTICAS – ÓTICA ZAP E ÓTICA ZAP PRO

 

Estamos felizes por você ter adquirido o módulo de integração do ssOtica com o WhatsApp.

Essas funcionalidades foram desenvolvidas para ajudar a sua ótica a gerar mais vendas e fortalecer o relacionamento com seus clientes, utilizando uma ferramenta que já faz parte do dia a dia de todos: o WhatsApp.

Neste material, você encontrará orientações importantes para utilizar a integração da melhor forma possível, aproveitando todo o potencial que ela oferece para apoiar o crescimento da sua ótica e o alcance dos seus objetivos.

Vale destacar que trabalhamos com duas soluções: Ótica Zap e Ótica Zap Pro. Ambas foram desenvolvidas com foco em qualidade, desempenho e boas práticas de comunicação. Apesar de possuírem algumas diferenças de funcionalidades, os princípios e manuais de boas práticas são os mesmos para as duas versões, garantindo uma experiência consistente e segura no uso da ferramenta.
 

👉 O que é a Integração do ssOtica com o WhatsApp?
 

A integração do WhatsApp com o ssOtica é um serviço que irá ajudar a sua ótica a se comunicar melhor com seus clientes. Com ele, você pode enviar mensagens personalizadas e automáticas utilizando os dados já cadastrados no sistema e programar envios automáticos de status da OS, lembrete de receitas vencidas, mensagens de aniversário, cobrança automática, pós vendas, etapas de OS e muito mais...

Além disso, também pode enviar documentos em PDF como comprovantes de venda, documentos fiscais, baixa de parcelas e realizar campanhas de Marketing enviando imagens para grupos específicos de clientes de forma fácil e prática. 


 

👉 Como ela funciona?
 

Como falamos anteriormente, a ferramenta foi desenvolvida para descomplicar o relacionamento com seus clientes. Por isso, ela conta com a possibilidade de envios individuais ou em massa. Assim você pode escolher como e quais clientes que irão receber as comunicações. 

Após a execução dos disparos, você pode acompanhar o status do envio filtrando por período, status de envio ou tipo de mensagem. Clique aqui e veja como funciona na prática esse acompanhamento dos envios.


 
 🚨 Melhores Práticas:
 

Ao disparar as campanhas da sua Ótica, você deve seguir as boas práticas de envio para evitar que suas mensagens sejam marcadas como SPAM. 

Mas você deve estar se perguntando por que isso é tão importante, não é mesmo? 

Então vamos lá! 

Se, os contatos para os quais você enviar as mensagens marcá-las como SPAM, o número da sua Ótica poderá ser bloqueado! 

Foi pensando em evitar esse problema, que listamos a seguir algumas práticas recomendadas para que sua Ótica mantenha uma linha de comunicação efetiva com seus clientes e evite o risco de ser bloqueada ao usar a Integração do ssOtica. Confira:


➡️ Não envie mensagens intrusivas aos seus clientes.
Respeite o espaço e o tempo deles. Priorize conteúdos relevantes, autorizados e com linguagem amigável.


ℹ️ Se você possui o Ótica Zap Pro contratado, os templates aprovados pela Meta trazem mais segurança e confiabilidade para os envios, pois seguem os padrões exigidos pela plataforma, reduzindo riscos de bloqueios e aumentando a efetividade das suas comunicações.


➡️ Se o seu número foi cadastrado recentemente no WhatsApp, evite enviar muitas mensagens de uma vez. Prefira campanhas menores no início.


Uma dica importante é realizar o aquecimento do chip — ou seja, usar o número de forma gradual e natural antes de iniciar campanhas — ou utilizar um chip aquecido, que já passou por esse processo e tem um bom histórico de uso no WhatsApp.

👉 Um chip aquecido é um número que já foi usado com frequência no WhatsApp, de forma natural, e por isso é mais seguro para envios.

Como aquecer um chip? Use o número para conversar com pessoas reais, mandar áudios, receber respostas e interagir normalmente por alguns dias antes de iniciar campanhas.

📲 Dica extra: salve os contatos dos clientes no celular e peça para que eles também salvem o número da sua loja. Isso ajuda a garantir que suas mensagens cheguem com mais segurança e reduz as chances de bloqueio.
 

➡️ Tenha permissão de seus clientes para enviar mensagens:
 
Esse é um dos passos mais importantes e que você deve seguir antes de iniciar o envio de mensagens pelo WhatsApp. Ao solicitar o número de contato do seu cliente, pergunte se ele autoriza o envio de mensagens com informações sobre promoções da sua loja e/ou informações da sua compra. Fazendo isso, você evita que suas mensagens sejam marcadas como SPAM e que consequentemente perca sua conta.
Essa configuração pode ser acessada através da opção de alterar os dados no cadastro de clientes:

 

 

⚠️Desmarque a opção de envio de mensagens WhatsApp no cadastro do cliente sempre que ele solicitar.


 
➡️ Envie informações e promoções que são de fato atraentes

 

Ao listar os contatos que vão receber a sua comunicação, certifique-se que a oferta ou informação enviada será de interesse dos seus clientes. Afinal, ninguém gosta de receber uma sequência de mensagens com assuntos que não são de seu interesse
 
Faça um planejamento: 
 
Como para os outros processos da sua loja, o planejamento é fundamental para que você organize a rotina de envio de mensagens. Por isso, defina um planejamento de quais tipos de mensagens, a frequência em que elas serão enviadas e qual o prazo você irá aguardar entre um envio e outro. Assim você garante que seus clientes não ficarão cansados ou pedirão para não receber suas comunicações.


Dica extra: Evite termos genéricos como "oferta", "promoção" ou similares logo nas primeiras mensagens.

 
➡️ Defina o melhor horário para enviar

 
Como falamos anteriormente o planejamento irá te ajudar a se organizar melhor. Ele também irá auxiliar na definição dos melhores horários para envio das suas comunicações. Seja cauteloso e não envie mensagens em horários inconvenientes (muito cedo ou tarde demais, como na madrugada), pois isso também pode causar o cancelamento do cadastramento de seus contatos. O ideal é realizar os disparos sempre em horários que sua mensagem será recebida, lida e entendida com clareza pelo seu cliente.
 
Comentar importante com preenchimento sólido Lembre-se de que as mensagens não são enviadas imediatamente após a seleção do horário; elas seguem uma fila de envio para evitar bloqueios do WhatsApp. Isso significa que, mesmo que você programe uma campanha para as 09:00 da manhã, as mensagens podem ser enviadas ao longo do dia, dependendo da quantidade de clientes na lista de envio.

Portanto, é importante considerar a quantidade de clientes e, se necessário, utilizar os filtros disponíveis para reduzir o número de destinatários da campanha. Isso ajuda a garantir uma entrega mais eficiente e evitar possíveis problemas de bloqueio ou sobrecarga do sistema.

➡️ Utilize filtros ao enviar uma campanha

Quando estiver criando uma campanha, é importante priorizar alguns clientes. Utilize os filtros disponíveis para selecionar os clientes que deseja contatar. Isso ajuda a afinar a quantidade de clientes atingidos. Enviar para um número muito alto de clientes pode resultar no WhatsApp identificando a mensagem como spam e bloqueando o número. 
 
 


 
👉 Problemas de Conexão 

Caso você enfrente alguma dificuldade ou problema de conexão à integração do ssOtica com o WhatsApp, não se preocupe! Alguns passos podem ser seguidos para reestabelecer a conexão e realizar os envios normalmente. Geralmente as principais dificuldades relatadas acontecem por problemas de conexão com a internet e/ou devido as configurações do aparelho celular. Caso você enfrente problemas de conexão, acesse os materiais abaixo e siga os passos para restabelecer a conexão:

▪️ Ótica Zap: Falha de envio ou notificação de mensagens

▪️  Ótica Zap Pro: Conexão do WhatsApp


Comentar importante com preenchimento sólido É importante estar atento a todos os alertas que surgirem no sistema enquanto estiver utilizando o Ótica Zap. Eles estão lá para auxiliar na manutenção de um ambiente seguro para o envio de mensagens. Ignorar esses alertas pode comprometer a segurança e a eficácia das suas comunicações. Portanto, esteja sempre atento e siga as orientações dos alertas para garantir uma experiência tranquila e protegida.