Comprovante no pagamento de despesa do caixa

🚀 Agora, quando a sua loja paga uma conta com dinheiro do caixa, você pode anexar a foto ou o PDF do comprovante no próprio lançamento. O comprovante fica guardado no sistema e pode ser aberto tanto pelo caixa quanto pelo Contas a Pagar. Chega de juntar recibo por WhatsApp ou e-mail!

📌 Observação: a novidade está disponível a partir de 22/10/2026, nos planos Intermediário, Avançado, Gestão, Fiscal e Venda Mais, em todos os segmentos.

O que mudou

• Na aba Pagamento de despesa do caixa, apareceu o campo Comprovante, para anexar a foto ou o PDF do recibo.
• Depois de lançada, a despesa mostra o botão Comprovante na lista do caixa, para abrir o arquivo.
• O mesmo arquivo aparece no Contas a Pagar, na conta que a despesa gera, como comprovante do pagamento.
• O comprovante é opcional. Você continua podendo lançar a despesa sem anexar nada, como antes.

Por exemplo: a loja paga R$ 80,00 de motoboy com dinheiro do caixa e anexa a foto do recibo. Depois, o gerente abre o mesmo recibo pelo Contas a Pagar, sem precisar pedir para ninguém.

Como anexar o comprovante ao lançar a despesa

1. No menu Financeiro, clique em Posição Atual do Caixa.
2. No caixa aberto do dia, clique em Sangria.
3. Clique na aba Pagamento de despesa.
4. Preencha os campos de sempre: Categoria do pagamento, Fornecedor, Histórico, Mês Competência e Valor Pago.
5. Logo abaixo de Valor Pago, no campo Comprovante, clique em Adicionar comprovante.

6. Abre a janela Adicionar comprovante. Clique na área em destaque e escolha o arquivo no computador. São aceitos arquivos PNG, JPG, GIF, TIFF ou PDF.
7. Clique em Enviar. O nome do arquivo aparece no lugar do link Adicionar comprovante, com um x ao lado.
8. Clique em Confirma e confirme o lançamento.

A despesa é lançada como sempre: o valor sai do saldo do caixa e a conta a pagar é gerada já paga. A diferença é que agora o comprovante vai junto.

💡 Importante: a janela Adicionar comprovante. é a mesma da baixa do Contas a Pagar. Se preferir, mande a foto pelo celular: abra o aplicativo ssOtica, aponte a câmera para o QR code e tire a foto do recibo. O arquivo chega sozinho ao campo Comprovante daquele caixa. Se o QR code não aparecer, peça a ativação da Integração Mobile no chat do sistema. O aplicativo está disponível só para Android. Saiba mais em Integração Mobile - Aplicativo do ssOtica.

Anexou o arquivo errado?

Antes de confirmar a despesa, clique no x ao lado do nome do arquivo. O sistema pergunta Tem certeza que deseja apagar o comprovante ?. Confirme, e o link Adicionar comprovante volta para você anexar o arquivo certo.

Se você clicar em Cancela, a despesa não é lançada e o comprovante anexado também é descartado.

Como ver o comprovante depois

Pelo caixa

Na lista de lançamentos da Posição Atual do Caixa, a despesa que tem comprovante mostra o botão Comprovante logo abaixo do histórico. Clique nele para abrir o arquivo.

O botão continua aparecendo mesmo depois que o caixa é fechado.

Pelo Contas a Pagar

1. No menu Financeiro, clique em Contas a Pagar.
2. Localize a conta da despesa. Ela aparece como paga, com o mesmo valor e o mesmo histórico do lançamento no caixa.
3. Clique em Comprovante para abrir o arquivo.

📌 Observação: o botão Comprovante, no caixa e no Contas a Pagar, só aparece para quem tem a permissão de baixa do Contas a Pagar. Quem não tem essa permissão consegue anexar o comprovante ao lançar a despesa, mas não vê o botão depois. Isso protege o comprovante, que pode ter dados pessoais e bancários.

Como trocar ou apagar o comprovante

Depois que a despesa foi lançada, o comprovante é trocado ou apagado pelo Contas a Pagar:

1. No menu Financeiro, clique em Contas a Pagar e localize a conta da despesa.
2. Clique em Cancelar Pagamento e confirme. A conta volta a ficar em aberto, e a despesa sai da lista do caixa.
3. Na mesma conta, clique em Baixar. A tela de baixa já vem com o comprovante anexado.
4. Para trocar, clique no x do comprovante atual e anexe o arquivo novo. Para apagar, só clique no x.
5. Confira os dados da baixa e confirme.

A despesa volta para a lista do caixa: com o arquivo novo, se você trocou, ou sem o botão Comprovante, se você apagou.

Mensagens que podem aparecer

• "Não foi possível salvar o comprovante. Nada foi lançado; anexe o comprovante de novo e confirme.": o sistema não conseguiu guardar o arquivo. Nem a despesa nem o comprovante foram lançados. Os campos continuam preenchidos; anexe o comprovante de novo e clique em Confirma.
• "Não foi possível registrar o pagamento da despesa. Nada foi lançado; confira os dados e confirme de novo.": o lançamento falhou numa despesa sem comprovante. Nada foi gravado. Confira os dados e confirme de novo.
• "Falha ao enviar arquivo. Motivo: Problema ao salvar anexo: ...": o envio do arquivo falhou. A aba continua aberta, com tudo o que você preencheu, e você pode anexar o arquivo de novo.

Se faltar algum campo obrigatório (categoria, valor, histórico ou mês competência), o sistema avisa como antes, e o comprovante que você já anexou continua lá. É só completar o campo e confirmar.

💡 Importante: a despesa nunca fica gravada sem o comprovante que você anexou. Ou os dois são lançados juntos, ou nada é lançado.

Regras e observações

• Um comprovante por despesa. Cada despesa aceita um arquivo.
• O comprovante não muda nenhum valor. O saldo, o fechamento do caixa e os valores do Contas a Pagar ficam iguais, com ou sem anexo.
• Planos: o campo e o botão aparecem nos planos que têm Contas a Pagar (Intermediário, Avançado, Gestão, Fiscal e Venda Mais). Nos planos Start, Básico e Controle, o caixa continua como antes, sem comprovante.
• Só na despesa. A aba Transferência para outra conta (por exemplo, o depósito do dinheiro no banco) continua igual, sem campo de comprovante.
• Nenhuma permissão nova. Quem já lança pagamento de despesa no caixa pode anexar o comprovante.
• Mais de um caixa aberto no mesmo dia: cada caixa tem o seu campo de comprovante. O arquivo anexado em um não vai para o outro.
• Apagou a despesa no caixa? Ela sai do caixa e do Contas a Pagar, junto com o comprovante.
• Impressão e relatório do caixa não mostram o botão Comprovante. Para abrir o arquivo, use a tela do caixa ou o Contas a Pagar.
• Para saber mais sobre abertura e fechamento do caixa, confira o artigo Financeiro - Pos. Atual do Caixa - Abertura e Fechamento de Caixa.

Ficou com dúvida? Fale com a gente. 😊