Como funciona a junção e separação de redes no sistema ssOtica?
Como funciona a junção e a separação de redes no sistema ssOtica?
Como funcionam a Junção e a Separação de redes hoje, o que muda depois de cada processo e como solicitar
Quando você contrata uma nova licença (uma nova loja) no ssOtica, escolhe entre duas opções: colocar a loja na mesma rede das outras, para acessar as informações de todas com um único login, ou manter a loja em uma rede separada, com acesso exclusivo.
Com o tempo, essa decisão pode precisar mudar. É aí que entram a Separação (levar uma loja para uma rede nova) e a Junção (levar uma loja para uma rede que já existe).
Neste artigo você entende como cada processo funciona hoje, o que acompanha a loja, o que não acompanha, como pedir e o que fazer depois. No final há também uma novidade importante para franquias: hoje a franqueadora consegue acessar as redes autorizadas sem precisar juntar tudo em uma rede só.
1️⃣ Antes de tudo: a melhor hora de decidir é na contratação
Juntar ou separar redes depois é possível, mas nenhum dos dois é uma simples troca de configuração: os dois processos movem a operação da loja de lugar.
Por isso, a recomendação continua a mesma: decida com calma na contratação, e não contrate de um jeito pensando "depois eu mudo".
2️⃣ Separação e junção são a mesma operação — o que muda é o destino
Esta é a parte mais importante do artigo, e a que costuma gerar confusão:
• Separação (também chamada de viragem) — a loja sai da rede atual e vai para uma rede nova, com licença, login e administrador próprios.
• Junção — a loja vai para uma rede que já existe, onde já há outra loja operando.
Nos dois casos é o mesmo processo, e nos dois casos acompanham os mesmos 225 grupos de informação. A junção não leva menos coisa que a separação.
A diferença técnica da junção é que ela precisa reconhecer o que a rede de destino já tem, para não duplicar cadastro. Na prática, isso significa que ela compara clientes, produtos, fornecedores, funcionários, contas e formas de pagamento com o que já existe no destino e aproveita o que está lá, em vez de criar uma segunda versão.
🔹 As duas situações de junção
1. A rede de destino existe e a loja ainda não — a loja é criada durante a operação.
2. A loja já foi cadastrada no destino, mas ainda não operou — o processo limpa os cadastros iniciais dela antes de trazer os dados reais. Se essa loja já tiver qualquer movimento registrado, nada é apagado e o processo segue por outro caminho.
Em qualquer situação, o sistema recusa trazer a mesma loja duas vezes para a mesma rede — isso criaria uma segunda loja e duplicaria vendas e ordens de serviço.
🔹 Quem pode solicitar
Tanto a junção quanto a separação devem ser solicitadas pelo Administrador da loja. Nenhum dos dois processos é executado pelo cliente: quem conduz é a Ipê.
3️⃣ O que acompanha a loja
O processo foi totalmente revisado. Muito mais informação da sua loja vai junto agora.
Para se ter uma ideia: o processo antigo levava cerca de 135 grupos de informação da loja. O processo atual leva 225 — e, como já dito, isso vale igualmente para a separação e para a junção. Na prática, a loja chega ao destino muito mais parecida com o que ela era antes. Entre o que acompanha estão:
• clientes, produtos, fornecedores e convênios;
• usuários e funcionários;
• ordens de serviço, vendas, pré-vendas e orçamentos;
• receitas e medições do Pupilômetro Digital;
• contas a pagar, contas a receber, caixa e movimentação financeira;
• boletos, remessas e retornos de cobrança;
• notas fiscais, SPED e as configurações fiscais da loja, incluindo o certificado digital;
• promoções, campanhas, metas, atendimentos e pós-vendas.
🔹 E os arquivos anexados?
Os anexos de cliente, receita, animal, bem e parcelamento acompanham a operação normalmente.
Já as fotos de ordem de serviço, as imagens de produto e os arquivos XML das notas fiscais passam por uma conferência específica depois da operação — e o que faltar é copiado em um reparo. Essa conferência é feita pela Ipê ao final de cada separação ou junção; você não precisa fazer nada, mas vale saber que ela existe e que esses arquivos podem levar um pouco mais para aparecer.
4️⃣ O que NÃO acompanha a loja
Alguns itens ficam de fora de propósito, porque dependem de vínculo externo ou de configuração que não pode simplesmente ser copiada. A lista abaixo vale igualmente para a separação e para a junção:
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Item |
O que você precisa fazer depois |
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WhatsApp (conexão, conversas e contatos) |
Reconectar na rede de destino |
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Chat / Ótica Zap Chat |
Reconfigurar |
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DRE — só para quem tem o Painel Estratégico |
Montar a configuração do zero |
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Taxas das formas de pagamento |
Revisar o cadastro |
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Fotos das medições do Pupilômetro |
As medições vão; as fotos, não |
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Arquivos antigos do SPED |
O arquivo continua na loja de origem — avise a Ipê se precisar dele |
Dois esclarecimentos que costumam evitar dúvida:
• Comprovantes de venda, de O.S., de orçamento e a DANFE não precisam ser migrados — o sistema regera esses documentos sob demanda, sempre que você pedir.
• Checklists e controle de pacotes ficam de fora por serem exclusivos do segmento PetShop.
5️⃣ A rede de origem fica intacta
Esta é a pergunta que quase todo mundo faz antes de aceitar a operação: "vou perder alguma coisa do lado de lá?"
Não. A operação copia, não apaga. A loja continua na rede de origem, com todo o histórico dela. O que muda é que a licença daquela loja fica bloqueada — é assim que se evita que a mesma loja fique licenciada em dois contratos ao mesmo tempo.
🔹 Mas não existe desfazer
Uma vez executada, a operação não tem como ser desfeita — nem a separação, nem a junção. O que existe é a checagem prévia (o pré-voo), feita antes, justamente para que nada precise ser desfeito.
Por isso a análise antes é levada a sério, e por isso a junção não deve ser tratada como plano B: não junte tudo agora pensando em "separar depois se não der certo".
6️⃣ Como solicitar: o passo a passo
1. Abra uma solicitação no atendimento ou fale com o seu CSM.
2. A Ipê analisa o caso junto com você: o que você espera, o que precisa ficar em cada rede e quais são os impactos na sua operação.
3. Antes da operação real, nossa equipe roda uma checagem prévia — o pré-voo. Ela aponta tudo o que impediria a operação de ser concluída, para que esses pontos sejam resolvidos com antecedência, e não no meio da execução.
4. Com o pré-voo resolvido, combinamos com você a data e o horário da operação.
5. No dia combinado, a licença da loja é bloqueada. Esse passo é obrigatório: o sistema recusa executar a operação com a licença ainda ativa.
6. A operação é executada na janela combinada, e você recebe o retorno ao final.
🔹 O que é o pré-voo
O pré-voo é uma checagem que só lê — ele não altera absolutamente nada no seu sistema. Ele percorre os dados da loja e devolve a lista do que impediria a operação de terminar.
Três coisas que vale saber:
• Ele pode ser repetido quantas vezes for necessário, até que tudo esteja resolvido.
• Se apontar problemas, a operação não é cancelada — é ajustada.
• Um pré-voo limpo é o melhor retrato possível antes da janela, mas não é uma garantia absoluta: registros criados durante a própria checagem podem aparecer como indeterminados.
O pré-voo existe tanto para a separação quanto para a junção.
7️⃣ A janela de execução
A operação acontece em uma janela noturna, e há algumas coisas importantes a entender sobre ela.
🔹 O sistema não sai do ar
Não existe "manutenção" nem indisponibilidade do ssOtica. O que acontece é o seguinte:
• A loja que está sendo movida já está parada quando a operação começa — a licença dela foi bloqueada no passo anterior.
• Durante a execução, a rede de origem pode ficar lenta ou momentaneamente travada. Quem tentar operar naquela rede durante a janela vai esperar. É exatamente por isso que a janela é noturna.
• As demais redes do ssOtica não são afetadas.
🔹 Horários e duração
• A janela vai das 20:30 às 07:00, e o início precisa acontecer até as 05:45 — é o horário-limite para que a operação termine antes de a loja abrir.
• A operação leva, em média, de 30 a 60 minutos.
• O sistema executa uma operação por vez em toda a base, e a fila comporta no máximo 5 operações ao mesmo tempo, contando a que está rodando. Quando várias lojas do mesmo grupo precisam ser movidas, elas saem em sequência — por isso as datas são combinadas com antecedência.
• Se algo for percebido durante a execução, a operação pode ser cancelada com segurança no meio do caminho.
8️⃣ O que fazer depois
Reserve um tempo logo após a operação para estes pontos:
1. Reconectar o WhatsApp e o chat na rede de destino.
2. Configurar a DRE do zero — isso vale apenas para quem tem o Painel Estratégico contratado. Quem não tem esse produto não tem DRE configurada para refazer.
3. Reintegrar o CustomerX.
4. Abrir chamado para o Power BI, se você tem o SVA contratado.
5. Designar o responsável técnico da loja. As ordens de serviço antigas chegam ao destino sem o técnico vinculado — isso é proposital, porque o responsável técnico é papel de cada loja. A informação de quem assinou cada O.S. continua preservada na rede de origem.
6. Conferir os logins. Como o login é único em todo o sistema e a loja de origem continua existindo, alguns usuários podem chegar ao destino com um sufixo no e-mail de login. A equipe combina com você, antes da execução, qual dos dois lados fica com o login original — não é acidente, é decisão prévia.
7. Se a sua loja saiu de uma rede compartilhada, confira a carteira de clientes. Nesse cenário, a base de clientes do destino aparece nos primeiros dias com todos os clientes do grupo de origem, não apenas os da sua loja — isso é necessário para que vendas, notas e títulos continuem fazendo sentido. Quando é o caso, a Ipê executa um ajuste que deixa ativos apenas os clientes da loja, em até 7 dias e sem desfazer. Esse ajuste não é etapa de toda operação: fora desse cenário, se você precisar de algum acerto na carteira, fale com o atendimento.
8. Aguardar a conferência dos arquivos (fotos de O.S., imagens de produto e XML de notas fiscais) e o reparo, se for necessário.
9. Revisar as taxas das formas de pagamento.
9️⃣ Existe alternativa à junção?
Em alguns casos, sim — mas é importante entender que se trata de um contorno, não do processo.
Se a sua necessidade é apenas aproveitar cadastros em outra loja, você pode usar os recursos de exportação e importação, conforme os manuais disponíveis na Central de Ajuda. Por esse caminho você leva apenas clientes, produtos, contas a pagar, contas a receber e receitas — usuários, funcionários, ordens de serviço, vendas, notas fiscais e os demais cadastros não são levados.
Sempre respeite as regras da LGPD quanto ao uso dos dados pessoais dos seus clientes.
E, se o seu caso é de franquia, veja logo abaixo o acesso da Franquia Master: em muitas situações ele resolve a necessidade de visão do grupo sem precisar juntar nada.
🔟 Novidade para franquias: o acesso da Franquia Master
Antes, franqueadoras que queriam enxergar as lojas do grupo muitas vezes precisavam juntar tudo em uma rede só. Hoje isso não é mais necessário.
Cada franqueado pode manter a sua própria rede separada — com os seus dados, os seus usuários e a sua operação independente — e, ainda assim, a franqueadora consegue acessar as redes autorizadas pelo próprio sistema.
🔹 O que é preciso para isso funcionar
Duas condições:
1. As redes envolvidas precisam estar agrupadas em um mesmo Cluster.
2. A rede da franqueadora precisa estar marcada como Franquia Master.
Essas duas configurações são internas da Ipê e feitas a pedido. Fale com o atendimento ou com o seu CSM para solicitar.
🔹 Depois de configurado
O Administrador da Franquia Master é quem define quais usuários dela poderão fazer esse acesso, marcando-os como Usuário Master (Franquia) em Cadastros → Usuários. Esses usuários passam a ter um seletor de Rede no topo do sistema, para alternar entre as redes do grupo.
➡️ Para entender melhor esta funcionalidade, acesso o material: Usuário Master
💠 Fique atento
• Decida na contratação sempre que possível. Juntar ou separar depois é possível, mas exige análise, agendamento, bloqueio de licença e ajustes posteriores.
• Não existe desfazer. Nem para a separação, nem para a junção.
• Reserve a noite combinada. Durante a operação, a rede de origem fica lenta ou travada por 30 a 60 minutos. Avise a sua equipe.
• Lembre do bloqueio da licença. Sem ele a operação não roda — não é recomendação, é pré-requisito.
• Se a sua loja saiu de uma rede compartilhada, acompanhe o ajuste da carteira de clientes nos primeiros 7 dias. Fora desse cenário, o ajuste não se aplica.
• Programe a reconfiguração pós-operação: WhatsApp, responsável técnico, taxas — e a DRE, se você tem o Painel Estratégico.
• Se o seu caso é franquia, lojas franqueadas sempre ficarão em redes separadas, com a possibilidade de usar a função de Usuário Master.
💠 Perguntas frequentes
Junção leva menos informação que separação?
Não. É o mesmo processo e os mesmos 225 grupos de informação. A única diferença é o destino: rede nova na separação, rede existente na junção.
Consigo juntar ou separar redes sozinho, pelo sistema?
Não. Os dois processos são conduzidos pela Ipê. Abra uma solicitação no atendimento ou fale com o seu CSM.
Vou perder alguma coisa na rede de origem?
Não. A operação copia, não apaga. A loja continua na rede antiga com todo o histórico; o que muda é que a licença dela fica bloqueada.
Meu sistema vai ficar fora do ar?
O ssOtica não sai do ar. A loja que está sendo movida já está parada, e a rede de origem pode ficar lenta ou travada durante a operação. As outras redes não são afetadas.
Quanto tempo leva?
De 30 a 60 minutos, em média, dentro da janela noturna — que vai das 20:30 às 07:00, com início até as 05:45.
Tenho várias lojas para mover. Dá para fazer tudo na mesma noite?
Normalmente não. O sistema executa uma operação por vez, e a fila comporta no máximo 5 operações ao mesmo tempo. Como cada uma leva de 30 a 60 minutos dentro da janela, as datas são combinadas com antecedência.
O que é o pré-voo?
É uma checagem feita antes da operação real. Ela só lê — não altera nada — e mostra tudo o que impediria a operação de ser concluída, para que esses pontos sejam resolvidos com antecedência.
Se o pré-voo apontar problemas, a operação é cancelada?
Não é cancelada — é ajustada. O pré-voo pode ser repetido quantas vezes for preciso, até que tudo esteja resolvido.
Por que a licença precisa ser bloqueada antes?
Porque a licença antiga é encerrada quando a loja deixa a rede. Rodar a operação com a licença ativa deixaria a mesma loja licenciada em dois contratos ao mesmo tempo.
Por que apareceram clientes que não são da minha loja?
Isso acontece quando a sua loja saiu de uma rede em que os cadastros eram compartilhados: a cópia traz a base inteira para manter vendas, notas e títulos consistentes. Nesse cenário, um ajuste da Ipê deixa ativos apenas os clientes da sua loja, em até 7 dias. Se o seu caso for outro e ainda assim precisar de acerto na carteira, fale com o atendimento.
Preciso refazer a DRE?
Só se você tem o Painel Estratégico contratado. A configuração da DRE é montada por você e não é transferida, então nesse caso ela precisa ser refeita na rede de destino. Quem não tem o produto não tem DRE configurada.
Por que alguns logins vieram com um sufixo no e-mail?
Porque o login é único em todo o sistema e a loja de origem continua existindo. A equipe combina com você, antes da execução, qual dos dois lados fica com o login original.
Por que minhas ordens de serviço antigas estão sem responsável técnico?
É proposital: o responsável técnico é papel de cada loja. Designe o responsável da loja no destino. A informação original continua preservada na rede de origem.
Depois de mover, preciso mexer em alguma coisa?
Sim. Veja a seção "O que fazer depois" — em resumo: WhatsApp, chat, CustomerX, Power BI, responsável técnico, logins, arquivos e taxas; mais a DRE, se você tem o Painel Estratégico, e a carteira de clientes, se a loja saiu de uma rede compartilhada.
Sou franqueadora. Preciso juntar as redes dos franqueados para acompanhar as lojas?
Não. Com o Cluster configurado e a sua rede marcada como Franquia Master, você acessa as redes autorizadas mantendo cada franqueado com a sua rede separada.
Ficou com alguma dúvida? Não se preocupe!
É só entrar em contato com nosso suporte através do chat do sistema!
Até logo! 😊
