Como funciona a junção e separação de redes no sistema ssOtica?
Como funciona a junção e a separação de redes no sistema ssOtica?
Como funcionam a Junção e a Separação de redes hoje, o que muda depois de cada processo e como solicitar
Quando você contrata uma nova licença (uma nova loja) no ssOtica, escolhe entre duas opções: colocar a loja na mesma rede das outras, para acessar as informações de todas com um único login, ou manter a loja em uma rede separada, com acesso exclusivo.
Com o tempo, essa decisão pode precisar mudar. É aí que entram a Junção (unir redes que estavam separadas) e a Separação (dividir lojas que estavam na mesma rede).
Neste artigo você entende como cada processo funciona hoje, o que muda depois dele e como pedir. No final há também uma novidade importante para franquias: hoje a franqueadora consegue acessar as redes autorizadas sem precisar juntar tudo em uma rede só.
1️⃣ Antes de tudo: a melhor hora de decidir é na contratação
Juntar ou separar redes depois é possível, mas nenhum dos dois é uma simples troca de configuração: os dois processos movem a operação da loja de lugar.
Por isso, a recomendação continua a mesma: decida com calma na contratação, e não contrate de um jeito pensando "depois eu mudo".
2️⃣ Junção de redes
Juntar redes significa trazer uma loja que hoje está sozinha para dentro da rede das suas outras lojas, passando a ter acesso unificado.
🔹 Como funciona
• É criada uma nova rede, com os dados zerados.
• Em seguida, são migrados apenas os dados considerados seguros para esse tipo de movimentação: clientes, produtos, contas a pagar, contas a receber e receitas.
• Usuários, funcionários, ordens de serviço e os demais cadastros não são migrados.
• A loja antiga é bloqueada automaticamente, mas continua acessível pelo login anterior, para consulta do histórico.
🔹 Quem pode solicitar
A junção deve ser solicitada pelo Administrador da loja.
🔹 Fique atento aos pontos de risco da junção
• Boleto Fácil: as baixas de boletos emitidos antes da junção passam a exigir processo manual. Só os boletos emitidos depois seguem o fluxo automático.
• Ótica Zap: campanhas anteriores não são carregadas. Novas campanhas funcionam normalmente.
• Pupilômetro Digital: as medições feitas antes da junção não aparecem.
• Promoções: as promoções anteriores não são carregadas.
• Documentos fiscais: há risco de as notas não carregarem por completo.
• Metas, Atendimento e Pós-venda: os dados anteriores não migram.
• Despesas: não migram automaticamente e ficam acessíveis apenas na rede antiga.
🔹 Existe alternativa à junção?
Em alguns casos, sim. Se a sua necessidade é apenas aproveitar cadastros de clientes e produtos em outra loja, você pode usar os recursos de exportação e importação desses registros, conforme os manuais disponíveis na Central de Ajuda — sempre respeitando as regras da LGPD quanto ao uso dos dados pessoais dos seus clientes.
E, se o seu caso é de franquia, veja mais abaixo o acesso da Franquia Master: em muitas situações ele resolve a necessidade de visão do grupo sem precisar juntar nada.
3️⃣ Separação de redes
Separar redes significa tirar uma loja de dentro de uma rede compartilhada e colocá-la em uma rede própria, com acesso independente.
🔹 O que mudou: a separação ficou muito mais completa
O processo de separação foi totalmente revisado. Muito mais informação da sua loja vai junto agora.
Para se ter uma ideia: o processo antigo levava para a rede nova cerca de 135 grupos de informação da loja. O processo atual leva 225. Na prática, a loja separada chega na rede nova muito mais parecida com o que ela era antes. Entre o que acompanha a loja estão:
• clientes, produtos, fornecedores e convênios;
• usuários e funcionários;
• ordens de serviço, vendas, pré-vendas e orçamentos;
• receitas e medições do Pupilômetro Digital;
• contas a pagar, contas a receber, caixa e movimentação financeira;
• notas fiscais e as configurações fiscais da loja;
• promoções, metas, atendimentos e pós-vendas;
• arquivos anexados aos cadastros.
Junto com essa revisão vieram uma checagem prévia e uma forma mais controlada de executar a operação, explicadas a seguir.
🔹 Mesmo melhor, a separação continua sendo uma operação delicada
Ficou muito melhor, mas não virou uma operação corriqueira.
A separação mexe na estrutura da rede inteira, precisa de análise caso a caso antes de ser executada e roda em uma janela com o sistema fora do ar. Ela não deve ser tratada como plano B: não junte tudo agora pensando em "separar depois se não der certo".
Se você está em dúvida entre rede única e redes separadas, fale com a gente antes de decidir.
🔹 Como solicitar
1. Abra uma solicitação no atendimento ou fale com o seu CSM.
2. A Ipê analisa o caso junto com você: o que você espera, o que precisa ficar em cada rede e quais são os impactos na sua operação.
3. Antes da operação real, nossa equipe roda uma checagem prévia — o pré-voo. Ela aponta tudo o que impediria a separação de ser concluída, para que esses pontos sejam resolvidos com antecedência, e não no meio da execução.
4. Com o pré-voo resolvido, combinamos com você a data e o horário da separação.
5. A separação é executada na janela combinada, e você recebe o retorno ao final.
🔹 A separação roda em janela noturna combinada
A separação real acontece em uma janela noturna, agendada com a loja.
• Durante a operação, o sistema fica indisponível para a rede.
• A operação leva, em média, de 30 a 60 minutos.
• É exatamente por isso que a data e o horário são combinados antes: para pegar a rede fora do horário de funcionamento e não atrapalhar o atendimento.
🔹 O que a separação não leva junto
Alguns itens ficam de fora de propósito, porque dependem de vínculo externo ou de configuração que não pode simplesmente ser copiada:
• WhatsApp: a conexão fica presa à licença antiga e não vai junto. Depois da separação, será preciso reconectar o WhatsApp na rede nova.
• DRE: a configuração do DRE não é transferida — ela precisa ser montada novamente, do zero, na rede nova.
Vale reservar um tempo logo após a separação para reconfigurar esses dois pontos.
4️⃣ Novidade para franquias: o acesso da Franquia Master
Antes, franqueadoras que queriam enxergar as lojas do grupo muitas vezes precisavam juntar tudo em uma rede só. Hoje isso não é mais necessário.
Cada franqueado pode manter a sua própria rede separada — com os seus dados, os seus usuários e a sua operação independente — e, ainda assim, a franqueadora consegue acessar as redes autorizadas pelo próprio sistema.
🔹 O que é preciso para isso funcionar
Duas condições:
1. As redes envolvidas precisam estar agrupadas em um mesmo Cluster.
2. A rede da franqueadora precisa estar marcada como Franquia Master.
Essas duas configurações são internas da Ipê e feitas a pedido. Fale com o atendimento ou com o seu CSM para solicitar.
🔹 Depois de configurado
O Administrador da Franquia Master é quem define quais usuários dela poderão fazer esse acesso, marcando-os como Usuário Master (Franquia) em Cadastros → Usuários. Esses usuários passam a ter um seletor de Rede no topo do sistema, para alternar entre as redes do grupo.
➡️ Para entender melhor esta funcionalidade, acesso o material: Usuário Master
5️⃣ Fique atento
• Decida na contratação sempre que possível. Juntar ou separar depois é possível, mas exige análise, agendamento e indisponibilidade do sistema.
• Não trate a junção como algo fácil de desfazer. A separação melhorou muito, mas continua sendo uma operação delicada, analisada caso a caso.
• Reserve a noite combinada. Durante a separação o sistema fica indisponível para a rede por 30 a 60 minutos. Avise a sua equipe.
• Programe a reconfiguração pós-separação: reconectar o WhatsApp, montar o DRE novamente e refazer a integração com o CustomerX.
• Na junção, revise os pontos de risco (Boleto Fácil, Ótica Zap, Pupilômetro Digital, promoções, documentos fiscais, metas/atendimento/pós-venda e despesas) antes de solicitar.
• Se o seu caso é franquia, avalie primeiro o acesso da Franquia Master: ele costuma resolver a visão do grupo sem precisar juntar redes.
6️⃣ Perguntas frequentes
Consigo juntar ou separar redes sozinho, pelo sistema?
Não. Os dois processos são conduzidos pela Ipê. Abra uma solicitação no atendimento ou fale com o seu CSM.
Quanto tempo minha loja fica sem sistema durante a separação?
De 30 a 60 minutos, em média, dentro da janela noturna combinada com você.
O que é o pré-voo?
É uma checagem feita antes da separação real. Ela mostra tudo o que impediria a operação de ser concluída, para que esses pontos sejam resolvidos com antecedência.
Se o pré-voo apontar problemas, a separação é cancelada?
Não é cancelada — é ajustada. O pré-voo existe justamente para resolver os impedimentos antes de marcar a operação real.
Depois de separar, preciso mexer em alguma coisa?
Sim. Reconecte o WhatsApp na rede nova, monte novamente a configuração do DRE e refaça a integração com o CustomerX.
Sou franqueadora. Preciso juntar as redes dos franqueados para acompanhar as lojas?
Não. Com o Cluster configurado e a sua rede marcada como Franquia Master, você acessa as redes autorizadas mantendo cada franqueado com a sua rede separada.
Sou franqueado. Sou obrigado a clicar em "Estou Ciente"?
O aviso existe para registrar a sua ciência de um acesso já previsto no contrato assinado com a Franquia Master. Enquanto ninguém registrar, a Franquia Master não acessa a rede. Em caso de dúvida, fale com o Administrador da Franquia antes de registrar.
Um administrador já registrou a ciência. Os outros precisam registrar também?
Não. Um registro vale para a rede inteira.
Ficou em dúvida sobre qual caminho é melhor para a sua operação? Fale com o atendimento ou com o seu CSM — a análise é feita junto com você, antes de qualquer mudança.
Ficou com alguma dúvida? Não se preocupe!
É só entrar em contato com nosso suporte através do chat do sistema!
Até logo! 😊
